הצגת תקציבים אישיים במעוף+

מה מוצג?
מערכת מעוף+ מאפשרת הצגה של תקציבים אישיים מהנה"ח של היישוב לתושבים.
כל תושב שהזדהה במערכת יוכל לראות את התנועות הכספיות בתקציבו האישי ביישוב ואך ורק את תנועות התקציב שלו.
התקציב מוצג לפי חודשים, החבר בוחר שנה וחודש לתצוגה ומקבל את היתרה בתחילת החודש, את התנועות (חיובים + זיכויים) ואת היתרה בסוף החודש.

איך זה עובד?
תהליך הפעלת התקציבים במעוף+ מורכב מכמה צעדים:
1. הנה"ח של היישוב יוצרת שני קבצי אקסל (xls או csv): קובץ יתרות וקובץ תנועות. מומלץ כי היישוב ידאג ליישום שמכין את הקבצים הללו באופן אוטומטי.
2. את הקבצים יש לשלוח בתדירות הרצויה לתקיית נתונים שתוגדר עבורכם על ידנו. את הקבצים שולחים בפרוטוקול SFTP.
3. מגדירים "פקודת קליטה" במאגר "ייבוא נתונים" של מעוף+. יש להגדיר פקודת קליטה עבור כל קובץ שאתם שולחים מדי פעם ופעם. לדוגמא: אם יש לכם קובץ אחד עבור חברים וקובץ שני עבור תושבים יש ליצור שתי פקודות קליטה.
4. מערכת המעוף תקלוט את הקבצים שאתם שולחים לתקיית הנתונים לפי פקודות הקליטה שתזינו במאגר ייבוא נתונים

אילו שדות נכללים בקבצים?

1. קובץ יתרות
- תאריך: תאריך היתרה. יש להקפיד יתרה אחת לכל חודש. התאריך חייב להיות בחודש הרלוונטי.
- מספר תקציב: קוד התקציב של בעל היתרה. שימו לב השדה הזה קובע את הרשאת הצפייה: משתמש יכול לראות רשומות שבהן מספר התקציב זהה למספר התקציב שרשום בכרטיס המשתמש שלו במערכת.
- יתרה: יתרה בש"ח
- דוגמא לגיליון יתרות:


2. קובץ תנועות
- תאריך: תאריך התנועה
- אסמכתא (לא חובה)
- מספר תקציב - קוד התקציב של בעל התנועה. שימו לב השדה הזה קובע את הרשאת הצפייה: משתמש יכול לראות רשומות שבהן מספר התקציב זהה למספר התקציב שרשום בכרטיס המשתמש שלו במערכת.
- פירוט: פרטים על התנועה
- קוד תמחיר (לא חובה): קוד ההוצאה, לניתוח עתידי של הוצאות לפי סוג.
- חובה: סכום חיוב של התנועה בש"ח
- זכות: סכום הזיכוי של התנועה בש"ח
- דוגמא לגיליון תנועות:


מה כוללת פקודת הקליטה?
פקודת הקליטה היא למעשה הנחיות טיפול בקובץ נתונים שאתם שולחים, כולל:
- סוג נתונים - האם מדובר בקובץ יתרות או בקובץ תנועות.
- כותרת - מלל לפיו תזהו באיזו פקודה מדובר.
- שם הקובץ - שם הקובץ כולל סיומת, זה שם הקובץ שהפקודה תחפש בתקיית הנתונים.
- סוג עדכון - איפוס ועדכון, עדכון והוספה, הוספה בלבד. השדה קובע איך הנתונים החדשים נקלטים במערכת. 
- מיקום עמודות - יש לציין אילו מספר עמודה באקסל שלכם נמצא הנתון לכל שדה.
- דוגמא של טופס פקודת קליטה:


שאלות ותשובות
אפשר לשלוח ידני?
- ניתן לשלוח את הקבצים לתקיית הנתונים באופן ידני או באמצעות פקודות אוטומטיות.

תוכלו להכין את הקבצים עבורנו?
- באופן עקרוני העדיפות היא שהגורם שמטפל בהנה"ח ביישוב יהיה אחראי על הפקת הנתונים. מגוון אפקט תוכל לסיע בהכנת הנתונים בהזמנה מיוחדת ובתשלום. הכנת הקבצים על ידנו מותנת בשיתוף פעולה מלא של הגורם שמטפל במערכות המיחשוב של הנה"ח.

אם מעבירים תנועות מדי יום מה יקרה עם היתרה הנוכחית?
- המערכת תחשב יתרה באופן אוטומטי עבור נתוני החודש האחרון אם עדין לא נקלטה יתרה עבור אותו חודש.

האם העמודות באקסל חייבות להיות לפי הסדר?
- לא, בטופס הקליטה עליכם לציין את מספר העמודה הרלוונטי לכל שדה ושדה.

איך מעבירים קבצים לתקיית הנתונים?
- יש לקבל מאיתנו פרטי התחברות לתקיית נתונים. שליחת הנתונים מתבצע בפרוטוקול SFTP.
1.      האם מספיק קובץ תנועות והמערכת של מגוון תחשב את היתרה?
חייבים קובץ יתרות. המערכת יודע להשלים על בסיס קובץ יתרות קיים. מנגנון ההשלמה מיועד לתת מענה למקרים שקובץ היתרות ייתעכב במעבר בין חודשים.
2.      האם תרצו ליצר את האקסל באופן ידני ולטעון אותו , או לטעון אותו באופן אוטומטי?
אתם מייצרים קבצי CSV בכל שיטה שתבחרו (מומלץ אוטומטית) ושולחים את הקבצים לתקיית FTP שנספק את פרטיה כשהקבצים שלכם יהיו מוכנים. השליחה באחריותכם ויכולה להיות אוטומטית או ידנית.
3.      תקציב, במחינת מיכונים זה מספר חשבון באינדקס.
בפרטי כל משתמש מציינים איזה מספר חשבון/תקציב מותר לו לראות.
4.      תאריך, האם תרצו שזה יהיה תאריך ארוע, או תאריך ערך? המשמעות , זה תאריך תוקף חשבונאי, או תאריך תשלום בפועל.
זו החלטה שלכם. אני מעריך שהחברים מעוניינים לראות את התאריך בפועל
5.      אסמכתא, איזו אסמכתא תרצו? 1 או 2? אסמכתא 3 לא שימושית למקרה הזה.
זו החלטה שלכם. זה לבקרה הפנימית שלכם.
6.      פירוט, האם תרצו את פירוט התנועה מהנהלת החשבונות?
זו החלטה שלכם. אני מעריך שהחברים רוצים לדעת על מה החיוב ו/או הזיכוי.
7.      תמחיר, מה לכתוב בשדה זה?
לא חובה. אם שקוד תמחיר להוצאה בעתיד יהיה ניתן לנתח את ההוצאות לפי סוג ההוצאה.
8.      עמודות חובה זכות, יהיה תמיד כתוב באחד מהם 0, בגלל שאנחנו לא עובדים בשיטה של חשבשבת.
בסדר
9.      האם יש דרישה לקבל זיכויים של חברים בין חשבונות? האם המידע הזה צריך להיקלט בהנהלת חשבונות?
זו החלטה שלכם. אם זה מוצג בתקציב ומשפיע על היתרה, יש לשלב בקובץ תנועות הנה"ח.
לכל שאלה ניתן לפנות אלינו, בהצלחה!
אין תוצאות